v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“).
V zmysle zákona č. 317/2016 Z. z. o požiadavkách a postupoch pri odbere a transplantácii ľudského orgánu, ľudského tkaniva a ľudských buniek a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sme (ako tkanivové zariadenie) povinní uzatvárať zmluvy o spolupráci s odberovými organizáciami ako aj s poskytovateľom zdravotnej starostlivosti, ktorý prevádzkuje zdravotnícke zariadenie spoločných vyšetrovacích a liečebných zložiek podľa osobitného predpisu. Zároveň vstupujeme do obchodnoprávnych vzťahov s inými subjektami.
V súvislosti s uzatváraním zmlúv o spolupráci a obchodných zmlúv, budeme spracúvať osobné údaje:
- našich zmluvných partnerov (fyzické osoby – podnikatelia) resp. potenciálnych zmluvných partnerov,
- osoby/osôb konajúcej/ich v mene zmluvného partnera resp. potenciálneho zmluvného partnera (t.j. údaje osoby resp. osôb, ktorá/é je/sú jeho štatutárnym orgánom resp. členom štatutárneho orgánu),
- zamestnanca/-ov zmluvného partnera resp. potenciálneho zmluvného partnera.
Spracúvame najmä identifikačné a kontaktné údaje zmluvného partnera (FO – podnikateľa) ako aj ďalšie údaje potrebné na plnenie zmluvného vzťahu s ním (napr. obchodné meno, miesto podnikania, platobné údaje).
V prípade osôb konajúcich za zmluvného partnera a/alebo jeho zamestnancov ide najmä o titul, meno a priezvisko, väzbu na spoločnosť/ inštitúciu (ktorej je štatutárom resp. zamestnancom), pracovné zaradenie resp. funkcia, miesto výkonu práce, kontaktné údaje (telefonický a mailový kontakt), odborný útvar.
Rozsah spracúvaných údajov o zamestnancovi resp. zamestnancoch nášho zmluvného partnera zahŕňa údaje, ktoré nám poskytol zmluvný partner (zamestnávateľ dotknutej osoby), pričom rozsah spracúvaných údajov je v súlade s ust. § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Osobné údaje zmluvného partnera (FO- podnikateľa) a údaje osôb, ktoré sú štatutárnym orgánom resp. jeho členom získavame priamo od dotknutej osoby alebo z príslušného verejného registra (časť osobných údajov je zverejnená).
Kontaktné údaje prevádzkovateľa: tel. č.: 0800 11 12 33; e-mail: eurocord@eurocord.sk.
V prípade akýchkoľvek otázok alebo ak si chcete uplatniť svoje práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov, kontaktuje prosím prevádzkovateľa prostredníctvom vyššie uvedeného e-mailu alebo písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa alebo zodpovednú osobu e-mailom na adresu: dataprotection@eurocord.sk.
Akú dlhú dobu budeme uchovávať Vaše osobné údaje?
Osobné údaje budeme uchovávať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa a právny predpis určuje dobu uchovávania alebo kritériá na jej určenie, budeme osobné údaje a súvisiacu dokumentáciu uchovávať po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom. Podrobnejšie informácie o dobe uchovávania nájdete v ďalej v tomto dokumente.
Na aké účely spracúvame osobné údaje, aký je právny základ ich spracúvania a doba uchovávania?
- zabezpečenie spolupráce pri činnosti tkanivového zariadenia uzatvorením zmlúv o spolupráci
Zákon č. 317/2016 Z. z. o požiadavkách a postupoch pri odbere a transplantácii ľudského orgánu, ľudského tkaniva a ľudských buniek a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov nám určuje povinnosť uzatvoriť zmluvu o spolupráci s odberovými organizáciami ako aj s poskytovateľom zdravotnej starostlivosti, ktorý prevádzkuje zdravotnícke zariadenie spoločných vyšetrovacích a liečebných zložiek. V takomto prípade je našou zákonnou povinnosťou spracúvať na tento účel údaje osôb oprávnených konať za spolupracovníkov ako aj ďalšie údaje určené zákonom, ktorý určuje minimálne náležitosti zmluvy o spolupráci s odberovou organizáciou. Takáto zmluva musí obsahovať aj určenie lekára odberovej organizácie, ktorý vykonáva výber darcu ľudského tkaniva alebo ľudských buniek a určenie zdravotníckeho pracovníka, ktorý vykonáva odber ľudského tkaniva alebo ľudských buniek.
Doba uchovávania: zmluvy o spolupráci sme povinní v zmysle zákona uchovávať po dobe 30 rokov od ich uzatvorenia.
- evidencia zmlúv o spolupráci
V zmysle zákona č. 317/2016 Z. z. o požiadavkách a postupoch pri odbere a transplantácii ľudského orgánu, ľudského tkaniva a ľudských buniek a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sme povinní viesť zoznam zmlúv o spolupráci. Spracúvanie osobných údajov na tento účel vykonávame na základe plnenia našej zákonnej povinnosti.
Doba uchovávania: 30 rokov od uzatvorenia zmluvy o spolupráci.
- dojednanie zmluvy a uzatvorenie obchodnoprávneho vzťahu s dodávateľom
Spracúvanie je nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby (fyzickej osoby – podnikateľa) vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy).
Poskytnutie osobných údajov dotknutej osoby v rámci predzmluvných vzťahov je potrebné, v opačnom prípade by ich neposkytnutie znemožnilo dojednanie a uzatvorenie zmluvy.
Doba uchovávania: do uzatvorenia zmluvy s dotknutou osobou, najviac však 1 rok.
- plnenie obchodnej zmluvy (uskutočnenie platby, dodanie diela/ služby/ produktu)
Právnym základom sú zmluvné vzťahy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy uzatvorenej s dotknutou osobou.
Poskytnutie osobných údajov dotknutej osoby v rámci zmluvných vzťahov je potrebné, v opačnom prípade by ich neposkytnutie znemožnilo plnenie zmluvy.
Doba uchovávania: po dobu trvania zmluvného vzťahu do vysporiadania vzájomných práv a záväzkov z nich, minimálne však po dobu 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu.
- platné uzatvorenie a zabezpečenie plnenia zmluvných vzťahov
Na tento účel spracúvame osobné údaje osôb oprávnených konať v mene zmluvného partnera (právnickej osoby) ako aj údaje zamestnancov zmluvných partnerov, ktorých údaje sú uvedené v uzatvorených zmluvách resp. v návrhoch týchto zmlúv ako aj údaje zamestnancov, ktoré nám poskytne na tento účel zmluvný partner v súlade s ust. § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Údaje dotknutých osôb spracúvame na tento účel na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa zabezpečiť platné uzatvorenie zmlúv a ich efektívne plnenie.
Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenom na tomto právnom základe (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa).
Doba uchovávania: do skončenia zmluvného vzťahu so zmluvným partnerom.
- komunikácia so spolupracovníkmi a obchodnými partnermi (kontaktné údaje)
Právnym základom spracúvania osobných (kontaktných) údajov kontaktných osôb našich zmluvných partnerov (t.j. osôb oprávnených konať v ich mene resp. ich zamestnancov) je oprávnený záujem prevádzkovateľa zabezpečenie činnosti prevádzkovateľa a prevádzkovanie tkanivového zariadenia prostredníctvom komunikácie so zmluvnými partnermi.
Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenom na tomto právnom základe (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa).
Doba uchovávania: do skončenia zmluvného vzťahu so zmluvným partnerom.
- vedenie účtovníctva, spracovanie účtovných a daňových dokladov, fakturácia a evidencia hotovostnej pokladne
Spracúvanie údajov na tento účel je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa, najmä v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov.
Dotknuté osoby sú povinné poskytnúť svoje osobné údaje, ak je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné v súvislosti s plnením zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Doba uchovávania: 10 rokov.
- zaistenie bezpečnosti siete a informačnej bezpečnosti
Právnym základom spracúvania osobných údajov dodávateľov resp. ich zamestnancov poskytujúcich IT podporu a pristupujúcich do systémov/siete prevádzkovateľa je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa zabrániť neoprávnenému prístupu k elektronickým komunikačným sieťam, zabrániť poškodzovaniu počítačových a elektronických komunikačných systémov a ochrana údajov nachádzajúcich sa v IT technológiách a systémoch prevádzkovateľa.
Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenom na tomto právnom základe (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa).
Doba uchovávania: po dobu 5 rokov nasledujúcich po skončení kalendárneho roku, v ktorom bol log zaznamenaný.
- preukazovanie, obhajovanie alebo uplatňovanie právnych nárokov prevádzkovateľa v súvislosti so zmluvným vzťahom
Právnym základom spracúvania údajov je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa chrániť práva a právom chránené záujmy prevádzkovateľa a zabrániť vzniku škôd.
Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenom na tomto právnom základe (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa).
Doba uchovávania: do uplynutia prekluzívnych a premlčacích lehôt; v prípade súdneho sporu, exekučného alebo iného konania je súvisiaca dokumentácia uchovávaná 5 rokov od právoplatného skončenia konania resp. od vysporiadania vymáhaného právneho nároku.
Kto sú príjemcovia Vašich osobných údajov:
Príjemcami Vašich osobných údajov sú resp. môžu byť subjekty určené právnymi predpismi najmä orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru. Ďalšími príjemcami sú resp. môžu byť naši externí poskytovatelia služieb v oblasti informačných systémov a softvérových produktov (v pozícii sprostredkovateľa alebo samostatného prevádzkovateľa), súd, advokát, poskytovateľ poštových služieb, externý archív.
Prenos do tretej krajiny ani medzinárodnej organizácii sa neuskutočňuje.
Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov?
Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.
Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné. Prevádzkovateľ musí žiadosti o opravu príp. doplnenie osobných údajov vyhovieť bez zbytočného odkladu.
Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR:
Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR (napr. ak osobné údaje, ktoré o nej prevádzkovateľ získal, už nie sú potrebné na účely, na ktorý sa získavali alebo inak spracúvali). Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR (napr. prevádzkovateľ žiadosti nevyhovie, ak je spracúvanie potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov).
Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti). Ak sa spracúvanie obmedzilo v súlade s čl. 18 ods. 1 GDPR, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú: a) len so súhlasom dotknutej osoby, alebo b) na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo c) na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo d) z dôvodov dôležitého verejného záujmu Únie alebo členského štátu.
Právo namietať podľa čl. 21 GDPR:
Ak sa spracúvanie zakladá na oprávnených záujmoch (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na ustanovení čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Prevádzkovateľ v takomto prípade nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov
Môžete kedykoľvek podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov vo veci spracúvania Vašich osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.
